【必見!】できるビジネスマンはメールに表を挿入してくる

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ビジネスにメールはつきもの。多くのビジネスマンが自分なりの使い方で多種多様にメールを作成し、送受信しています。それゆえ、同じ内容を伝えるにしても、人によってその伝え方や文面も多種多様に。

 

つまり・・・、メールの受信者はそこに書かれている内容を飛び越えて、多種多様に滲み出てしまっている、送信者の普段のビジネススタイルなどもなんとなく悟ることになります。

 

そのような中で、あなたのメールの、返信スピードや口調、姿勢、伝え方、構成、誤字脱字、思いやり・・・、様々な要素がうまく重なり合うことで、メール受信者が「この人、仕事できるな。この人とと一緒に仕事したいな。」と思い、次の仕事に繋がっていきます。

 

今回は、様々な要素の中でも、かんたんに、すぐに実践でき、読み手にわかりやすく、さらに、他のビジネスパーソンと差別化をはかりつつ「こいつできる!」と思ってもらえるメール術「表の挿入」を伝授いたします。

 

 

 

たとえば、こんなメール・・・

 

基本的には、AとBの2つのプランがございます。
プランAの場合、100枚で2,000円(納期は2営業日)、500枚で8,000円(納期は8営業日)です。
プランBの場合、100枚で4,000円(納期は4営業日)、500枚で16,000円(納期は16営業日)です。

 

丁寧に情報を漏れなく載せ、親切ではあるものの、ちょっと見づらいですよね。

 

なぜ見づらいかというと、価格を決定する要素が「プラン」と「枚数」の2つで構成されている(=マトリクスになっている)のにも関わらず、文章で平面的に伝えているからです。これでは、内容の構造がイメージしづらく、読み手は直感的に把握することができません。

 

そこで先程の文章を、2×2のマトリクスとして表に起こしてみます。下図のように、Excelなどにかんたんに書き起こし、クリップボードにコピー。

 

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そしてそのままメール(Gmail)にペースト。

 

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上図のメールをみて、いかがでしょう。表にすることでとても見やすく、わかりやすくなったと思います。

 

「価格を決定する要素が2つあり、その組み合わせで価格が決まる」というフレームを読み手にすぐにイメージさせ、構造を把握してもらうことで、直感的に「わかりやすい!」と思ってもらえる、というわけです。

 

ファネル構造とのマトリクスも!

 

ファネルとは漏斗(ろうと)のことで、「漏斗のように徐々に濾されていくような構造」のことを「ファネル構造」などと呼ぶことがあります。

 

たとえば、アンケートの回収経路別に、ファネル毎に集計し、作表をすることも可能です。

 

ウェブからの回答者は2,000人おり、そのうち、50人が「はい」と答えております。また、回収箱での回答者は300人おり、そのうち30人が「はい」と答えております。よって、「はい」と答えた人は全体で80人でした。

 

この場合、経路は「ウェブ」と「回収箱」の2つですね。そして、この場合、ファネル構造は、”全回答者数>「はい」と答えた人”のように組むことができます。この2要素をマトリクスに起こすと・・・。

 

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文章よりは、だいぶ見やすくなりましたね。

 

ここでは、実数の報告をしていますが、もし、傾向を示したいのであれば、%を弾いて載せることも有効です。

 

おわりに

 

なにとなにを掛け合わせてマトリクスを組むか、その切り口を正しく設定することが、今回の肝です。それを考えるには、読み手をイメージし、どのような数値情報があると嬉しいだろうか、と考えることが必要です。

 

"できるビジネスマン"とは、難しいことをそれっぽく難しく語り、わからない人は置いていくような人のことではありません。相手のことを気遣って、いかに万人にわかりやすい言葉でわかりやすく伝えるか、認識ミスを減らせるか、を考えて実行するような人だと思います。

 

それを実現するテクニックのひとつとして、今回の「表の挿入」が位置付けられると思います。